На главную страницу

 

Управление запасами:
от модели к реализации

(часть вторая)

Ушли в прошлое те времена, когда можно было делать торговую наценку в десятки процентов. Теперь приходится жить и копить "деньжата" на 1-5 процентах, да и долями процента не приходится брезговать. До тех пор, пока рынок не ограничивался ничем, и была свобода в зарабатывании "легких" денег, никакими силами нельзя было убедить владельца фирмы тратить деньги на повышение производительности его же бизнеса. Теперь каждый думающий руководитель стремится внедрить в свой бизнес эффективные технологии ведения бизнеса.
Мы продолжаем публикацию статей о передовых технологиях организации торговли и предлагаем читателю вторую статью о технологии управления запасами.

Наш читатель, внедряя новые технологии ведения торговли, основное внимание уделяет решению проблем складского учета.Чаще всего он применяет специализированные торговые программы, в которых в полной мере реализованы функции складского учета.

На основе накапливаемых в складской программе сведений о движении товаров бухгалтер фирмы создает отчеты. Эти отчеты прежде всего предназначаются для расчета налоговых отчислений и ведения финансовых платежей своим поставщикам и клиентам. Отчеты также позволяют получить представление о состоянии запасов. Какой товар есть на складе, сколько его пришло и ушло со склада, кому, почем и т.д.

Да, этой информации много. Ее достаточно, чтобы вести складской учет. Но, обилие информации о товаре не означает, что проблемы управления запасами решены в том объеме, который обеспечивает надежное управление торговой системой. Принимаемые решения о товарных запасах во многом носят интуитивный характер, а изучение запасов ведется по сводной ведомости, создаваемой складской программой. Сами решения основываются на мнении руководителя торговой фирмы или его многоопытных сотрудников. При возрастании объемов торговли, появлении конкурентов или при потере квалифицированных кадров перед руководством возникают серьезные проблемы по анализу товарных запасов и их восполнению.

Задачи управления запасами являются одними из самых сложных в математическом смысле, которые существуют в области управления торговлей. Появившись во время второй мировой войны как задачи управления поставками боеприпасов, они затем нашли свое место в системах управлением поставками готовой продукции у крупных промышленных корпораций. С развитием вычислительной техники, созданием огромных систем разветвленной розничной торговли на западе появились модели управления планированием поставок. В настоящее время принципы построения системы управления запасами хорошо изучены. Однако остается простор для анализа конкретных ситуаций, в которых применяются торговые системы, анализа конкретных экономических задач.

В предыдущей статье мы рассмотрели основные приемы моделирования товарных запасов. Безусловно, эти модели можно рассматривать как эскиз того, что следует предпринять аналитику для того, чтобы сформировать свое представление о действующей системе управления запасами.

Итак, рассмотрим основные принципы системы управления запасами.

Главный механизм системы управления запасами, который необходимо внедрить в работу всех ее элементов, состоит в реализаци принципа обратной связи. Это классический принцип любой управляемой системы. Суть этого принципа заключается в том, что, если руководящее звено системы оказывает управляющее воздействие на рабочий элемент системы, то в системе должна существовать "обратная связь", которая дает данные о новом состоянии всей системы и оценивает результативность ее функционирования. Система будет управляема, если после воздействия на нее можно определить ее новое состояние, оценить его, и с учетом полученных новых данных о системе можно принять следующее корректирующее воздействие на систему.

Главная задача проектировщика системы управления запасами как раз и заключается в том, чтобы так построить систему работы персонала и используемого программного обеспечения, чтобы была реализована "управляемость" всех элементов системы - позиций принципа обратной связи.

FOREXSAL - программа для прогнозирования продаж

Несмотря на всю очевидность этого классического требования к управляемой системе, большинство товарных систем не обладают этим свойством. Решив проблему складского учета и выдавая в структуру сбыта управляющие воздействия, менеджер верхнего звена управления не получает правильного представления о том состоянии, в котором находится система. С другой стороны, он может получать от системы складского учета такое обилие информации, которое не позволяет ему принимать именно управляющие воздействия. Менеджер получает только информацию о текущем состоянии запаса. Но согласитесь, для того, чтобы принять управляющее решение, направленное на удержание динамически изменяющегося состояния товарной системы, необходимо иметь обобщенные характеристики состояния системы, отражающие ее динимику и реакцию на ранее принятые, пусть даже ошибочные, управляющие воздействия.

Итак, рассмотрим примерную архитектуру системы управления запасами (рис.1).



На первом уровне системы размещаются модули складской программы и баз данных, в которых накапливаются сведения о движении товаров и работе с покупателями по отгрузке товаров.

Здесь же выделяются знания персонала и правила работы персонала с программной средой, в том числе и бухгалтерские нормативные акты, которые определяют поведение персонала при совершении операций прихода и отгрузке товара со склада.

Кроме этого, в системе первого уровня присутствуют элементы знаний персонала по выявлению закономерностей в спросе товара, определению товарных остатков.

Вся эта информация необходима для того, чтобы система управления запасами в целом могла функционировать, то есть хранить и отгружать товар.

Второй уровень системы управления запасами состоит из различных моделей управления запасами. Примеры построения моделей мы приводили в предыдущей статье. Модель описания запасов и управления запасами может быть реализована по-разному.

В простейшем случае, когда все на себя принимает человек, второй уровень состоит из практических рекомендаций, которым необходимо следовать при закупках того или иного товара. Практически, модель управления "хранится" в голове руководителя. Его опыт и его указания определяют то, что следует знать о запасах, и как их следует пополнять. Персонал выполняет техническую работу по заключению договоров и общению с поставщиками. Однако сами рекомендации и правила выработки управляющих решений есть результат конкретных исследований, проводимых с использованием математических моделей, оцененных специальным программным обеспечением и представленных руководителю как рекомендации для выработки эффективных решений.

Возможен и альтернативный вариант реализации системы второго уровня. Здесь основу составляют правила и знания персонала, необходимые для анализа состояния товарных запасов и выработки правил принятия решений по формированию запасов. Значительную помощь в обработке и наглядному представлению разноплановой информации о состоянии запасов может оказать специализированное программное обеспечение, в котором воплощены разнообразные модели управления.

Именно специализированное программное обеспечение позволяет быстро подготовить для персонала необходимые сведения, без анализа которых невозможно принять обоснованное решение. Не следует путать это программное обеспечение со складскими программами. Например, хорошо известно, что многие складские программы используют такое понятие в описании товара, как норма запаса. Эта величина помогает определить момент, когда следует закупать товар. Но как определить эту "норму"? Для этого необходимо построить прогноз спроса. А для построения прогноза спроса необходимо иметь предшествующую статистику продаж, и даже на основе математически вычисленного прогноза спроса товара нельзя сказать, какова должна быть норма запаса. Необходмо оценить страховой запас с учетом эффективного вложения денег в запасы по широкому ассортименту. А это уже оптимизационная задача, для решения которой используются специальные математические программы. Эти программы уж никак не похожи на складские разработки.

Продолжим. На втором уровне системы присутствуют навыки и приемы работы с указанным программным обеспечением для принятия решений и анализа состояния запасов.

Взаимодействие между двумя уровнями системы также поддерживается коммуникационными правилами, в соответствии с которыми обеспечивается передача информации от одного уровня к другому. Практически это находит воплощение в виде инструкций персоналу, который должен взаимодействовать друг с другом. Информация между сотрудниками, имеющими отношение к товарным запасам, должна проходить в полном объеме, достоверно и в установленный срок.

На третьем уровне находятся модель управления финансами и правила, которые позволяют контролировать финансовое состояние запасов. Здесь оценивается экономическая эффективность принимаемых правил по формированию запасов, определяются финансовые источники для их приобретения и общая финансовая стратегия управления запасами. Здесь принимаются стратегические решения по формированию запасов.

"Реализован" третий уровень системы также из знаний персонала и специализированных методов оценки состояния запасов и показателей деятельности всей организации. Реализация методов экономического анализа предполагает использование специализированного программного обеспечения.

Итак, основу системы управления запасами составляют технологии анализа состояния запасов и внешней среды, а также правила принятия решений по формированию запасов. Сами правила могут быть реализованы в виде специализированных программных модулей и инструкций для персонала. При этом основным элементом системы является специалист, обладающий достаточным уровнем знаний для того, чтобы принимать "интеллектуальные" решения, которые подкреплены серьезным анализом текущего состояния запасов и внешней среды.

Таким образом, когда мы создаем систему управления запасами, мы должны в той или иной степени построить каждый из структурных элементов этой системы. Очевидно, что в каждом отдельном случае должны быть созданы свои собственные элементы, учитывающие специфику деятельности фирмы и приемы маркетинговой работы. Несмотря на индивидуальность каждой реализации, общие принципы для большинства систем управления запасами одинаковы и хорошо поддаются описанию и изучению.

 


 На главную страницу